Retningslinjer for personvern

Sist oppdatert: 20.06-2018

 

 

1.0 Dine personopplysninger

Opplev Afrika vet hvor viktig det er med integritet for våre kunder, og målet vårt med disse retningslinjene er å gi deg en tydelig og gjennomsiktig beskrivelse av

hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer opplysningene dine, slik at du føler deg sikker på at personopplysningene dine er i trygge hender.

Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. I disse retningslinjene beskriver vi hvordan vi sikrer at personopplysningene

dine blir behandlet i samsvar med gjeldende lover, Lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven) og EUs personvernforordning GDPR.

Når du gir oss personopplysninger vil disse behandles etter disse retningslinjene.

2.0 Kontaktopplysninger

Du kan kontakte oss på e-mail: [email protected] eller via kontakt-skjema på opplevafrika.no.

3.0 Innsamling av personopplysninger

Opplev Afrika innsamler de opplysningene om våre kunder som er nødvendig for å bestille en reise inkludert landarrangement, flybilletter, hoteller, leiebil, ekskursjoner og andre relaterte tjenester.

3.1 Opplysninger direkte fra  deg
Dersom du ber om å motta et tilbud, eller kjøper en reise av oss, registrerer vi de opplysningene som du selv gir til oss via e-mail, telefon og kontaktskjemaer om deg og reisefølget. Vi samler inn de personopplysningene som kreves for å kunne besvare spørsmålene dine eller håndtere henvendelsen din.

3.2 Opplysninger som samles inn fra andre enn deg
Hvis det ikke er du selv, men noen andre, som har opprettet en bestilling/forespørsel som omfatter deg, innhenter vi personopplysningene dine fra den personen. Det samme gjelder hvis noen andre har kontaktet oss på vegne av deg. Vi forutsetter at den som legger inn opplysningene har samtykke fra samtlige medreisende til å oppgi slik informasjon.

4.0 Hvilken informasjon innhenter vi?

Personopplysninger vi trenger for å opparbeide et tilbud eller gjennomføre en bestilling av en reise er navn, kjønn, alder, og eventuelt fødselsdato for alle reisende, samt adresse, epost-adresse og telefonnummer for hovedreisende/vår kontaktperson. Noen ganger har vi også behov for utløpsdato på pass og passnummer, navn på reiseforsikring og polisenr, nasjonalitet og vekt (noen innenlandsfly har retningslinjer for vekt). Ved bestilling av en reise samler vi også inn andre personopplysninger som du selv velger å oppgi. Dette kan være opplysninger om allergier eller fysisk tilstand, alder, nødkontaktdetaljer eller andre opplysninger om deg eller andre personer i reisefølget som vi bør være klar over for å kunne tilrettelegge reisen for deg og ditt reisefølge.

5.0 Hvordan bruker vi informasjonen din?

5.1 Administrasjon av reise
Opplev Afrika behandler personopplysningene dine for å kunne administrere og levere reisetjenestene, dvs. for å kunne oppfylle avtalen med deg. I dette inngår blant annet å utstede reisedokumenter, administrere hotell- og flybestillinger, tilleggstjenester, utflukter på reisemålene, fakturering og administrere eventuelle endringer før og under reisen din. Administrasjon av reisen din inkluderer også bruk av opplysningene dine til bokføring, avregning og revisjon.

5.2 Kundeservice
Vi bruker personopplysningene dine for å kunne yte deg service når du kontakter oss. Vi bruker navnet ditt til å identifisere deg og reisen din. Vi bruker kontaktopplysningene dine, som e-postadresse og telefonnummer, til å kunne kontakte deg i forbindelse med spørsmål og henvendelser. Vi kan også komme til å bruke alle de øvrige personopplysningene vi har samlet inn om deg til å håndtere spørsmål eller henvendelser du måtte ha.

5.3 Utsendelse av informasjon
Når du har bestilt en reise med oss, bruker vi personopplysningene dine til å sende bestillingsbekreftelse, fakturaer, viktig informasjon om reisen, og annen relevant informasjon om reisen din. Slik utsendelse skjer til den/de e-postadressen/e du oppgir når du bestiller.

Før og under reisen kan vi og/eller flyselskapet sende deg viktig informasjon via sms, til det mobilnummeret som er oppgitt i forbindelse med bestillingen. Dette kan f.eks. være opplysninger om flyavganger.

Når du er hjemme etter reisen sender vi deg et evalueringsskjema via e-post der vi ber deg om å svare på spørsmål om reisen, slik at vi kan tilby enda bedre tjenester og reiser i fremtiden. Dersom du i dette skjema samtykker til at vi kan publisere referansen din med navn på vår webside, vil navnet ditt eller familienavn bli publisert sammen med referansen din fra dette skjema på websiden vår opplevafrika.no. Dette vil da være publisert på ubestemt tid, eventuelt til du trekker tilbake dette samtykket og ber oss om å fjerne referansen med navnet ditt.

Vi sender informasjon om eventuelle endringer, for eksempel endringer av tidsskjema og endringer av bestillinger via e-post, sms eller det oppgis over telefon, avhengig av endringenes art.

Vi sender betalingspåminnelser via e-post.

5.4 Lover og regler
Det kan også hende at vi behandler personopplysningene dine for å oppfylle lovpålagte krav og bestemmelser, for eksempel knyttet til sikkerhet og regnskap.

6.0 Opplev Afrika’s rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine

Opplev Afrika behandler personopplysningene dine for å fullføre reiseavtalen etter samtykke, eller med den begrunnelse at opplysningen er nødvendig for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Vi behandler først og fremst opplysningene dine for å oppfylle vår del av en avtale du er del i.

7.0 Deling av personopplysninger

Vi setter sammen individuelle reisetilbud tilpasset hver enkelt kunde. Når du velger Opplev Afrika vil vi derfor utarbeide et reisetilbud tilpasset deg og ditt reisefølge. Dette innebærer i visse tilfeller at vi forhåndsreserverer deler av reisen, f.eks. flybilletter, for å kunne tilby deg et fullstendig tilbud.

Opplev Afrika videreformidler kun opplysningene i det omfang det er nødvendig som del av driften av virksomheten vår, blant annet for å kunne levere reisen din. Vi utleverer kun nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere, flyselskaper, hoteller og leiebil- selskaper, og andre leverandører som er aktuelle ifm. din reise, slik at vi kan utføre alle våre forpliktelser overfor deg. Våre samarbeidspartnere vil videre overføre og videreformidle personopplysninger til flyselskaper, hoteller, global distribusjon og andre reservasjonssystemer, leverandører av bilutleie og andre virksomheter innenfor reiseadministrasjon.

Da det i forbindelse med innhenting av et reisetilbud og bestilling av en reise overføres og videreformidles opplysninger om deg og ditt reisefølge til flere nye, selvstendige dataansvarlige (våre samarbeidspartnere, flyselskaper, hoteller, bilutleiefirma osv.), kan dine opplysninger bli oppbevart hos disse mottakerne etter at tilbudet er utløpt – også dersom tilbudet annulleres.

Vi videreformidler og/eller overlater dine personopplysninger til andre leverandører i forbindelse med den generelle driften av virksomheten vår, for eksempel i forbindelse med regnskap og revisjon o.l.

8.0 Internasjonal overføring av personopplysningene dine

På grunn av vår virksomhet vil personopplysningene dine overføres til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos oss. For å kunne levere våre tjenester til deg må vi bruke samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU/EØS. Uten muligheten til å overføre dine opplysninger til mottakere utenfor EU/EØS er det ikke mulig for oss å levere den ønskede reisen til deg.

Databeskyttelseslovgivningen i disse landene kan være dårligere enn i Norge og i EU/EØS, for i de fleste tilfellene er det her snakk om land der EU-kommisjonen har vurdert det slik at databeskyttelsesnivået ikke er på høyde med databeskyttelsesnivået innen EU/EØS.

I de tilfeller der det er praktisk mulig for oss, vil overføringen av personopplysningene dine foretas i samsvar med standard overføringskontrakter som er spesielt utarbeidet av EU-kommisjonen til dette formålet.

I visse tilfeller vil det imidlertid ikke være praktisk mulig for oss å inngå en standardoverføringskontrakt som juridisk overføringsgrunnlag. I slike tilfeller vil overføringen av opplysningene finne sted med hjemmel i Personopplysningsloven kap.5, §30, da overføringen av dine personopplysninger til det aktuelle landet er nødvendig for å oppfylle kontrakten mellom deg og Opplev Afrika ANS (bestillingen av reisen din), eller for å innhente et reisetilbud etter ditt ønske før en eventuell avtale inngås (bestillling av en reise).

Det er derfor viktig at du er oppmerksom på at overføring av personopplysningene dine til land utenfor EU/EØS i forbindelse med bestilling av en reise hos Opplev Afrika ANS betyr at personopplysningene dine ikke vil ha den samme beskyttelsen som etter norsk lovgivning eller EUs rettsregler.

Opplev Afrika ANS videreformidler ikke i noen tilfeller personopplysningene dine til mottakere utenfor EU/EØS med mindre dette er nødvendig for å kunne drive vår virksomhet og oppfylle dine behov ved for eksempel å levere den ønskede reisen til deg.

9.0 Lagring og muligheter for å redigere eller slette persondata.

Dersom du har kontaktet oss for et reisetilbud lagrer vi dine personlige opplysninger i 3år. Dersom du er del av et reisefølge som har kjøpt en reise av oss lagrer vi dine personlige opplysninger i 5år etter reisens slutt, eller så lenge som det kreves for formålet med behandlingen. Vi er forpliktet til å beholde dine personlige data i minst fem år fra siste kjøp  jfr. vilkårene i regnskapsloven.

Dersom du selv på et tidligere tidspunkt, ønsker å slette eller endre dine personlige opplysninger, kan du kontakte oss skriftlig om dette.

10.0 Dine rettigheter

Du har til enhver tid rett til å gjøre bruk av dine rettigheter i samsvar med den til enhver tid gjeldende databeskyttelseslovgivningen. Du kan når som helst be oss om å angi hvilke konkrete opplysninger vi har registrert om deg, og til hvilket formål informasjonen er brukt. Opplysninger kan innhentes ved å ta kontakt med: [email protected]

Du kan rette en klage til Datatilsynet dersom du mener at Opplev Afrika behandler personopplysninger i strid med gjelde datavernlovgivning. Les mer på www.datatilsynet.no

11.0 Oppdateringer

Opplev Afrika kan fra tid til annen oppdatere våre “Retningslinjer om personvern”. Vi anbefaler derfor at du sjekker disse retningslinjene regelmessig for eventuelle oppdateringer som kan ha betydning for hvordan dine personlige opplysninger blir behandlet.